Bạn là dân làm Event hay bạn đang từng bước vào con đường làm Event, hoặc đơn giản hơn bạn là một người hay phụ trách tổ chức các hoạt động của đơn vị,…Chắc chắn bạn đã từng phân vân làm sao để lựa chọn một đơn vị cung cấp các thiết bị sự kiện phù hợp với chương trình của mình. Ví như liên hệ về đơn vị cung cấp âm thanh, ánh sáng chẳng hạn. Có nhiều bạn khi liên lạc một nhà cung cấp chỉ hỏi vài câu đại loại như: giờ làm chương trình văn nghệ tại điểm a, b, c chi phí sao? Hoặc anh làm âm thanh giá sao?.... Điều này thể hiện bạn là người chưa biết cách chọn đơn vị âm thanh hoặc bạn chưa hiểu gì về chương trình. Đơn vị tổ chức và nhà cung cấp phải cùng trả lời những câu hỏi chung, hiểu rõ chương trình mới có thể đi đến kết luận trả lời chi phí và thực hiện thế nào,…
Đối với các thiết bị sự kiện thì nội dung âm thanh, ánh sáng có lẽ là một trong các nội dung khó khi lựa chọn vì nó không có một chuẩn nhất định. Ví dụ bạn muốn thuê một cây dù thì giá của nó đã có sẵn, thuê bao nhiêu cây thì cứ nhân lên và có thể sẽ có chút giảm giá. Nhưng về âm thanh, ánh sáng thì phụ thuộc nhiều yếu tố. Cũng là phục vụ 1000 người nhưng mỗi chương trình lại cần thiết bị khác nhau và chi phí cũng khác nhau. Trong bài này tôi lấy nội dung âm thanh làm đại diện để chia sẽ. Những trao đổi sau đây bằng những công thức dễ nhớ sẽ giúp bạn phần nào hiểu và biết cách chọn được dịch vụ âm thanh tương đối phù hợp cho chương trình của mình.
Lưu ý, đây chỉ là trao đổi bằng kinh nghiệm thực tiễn để một số bạn hiểu và chọn các thiết bị , không phải một bài phân tích khoa học dài dòng về tần số âm thanh, thương hiệu âm thanh,… Các thông tin giúp các bạn tham khảo, mang tính tương đối, cách dùng từ bình dân, dễ hiểu. Hi vọng sẽ giúp các bạn mới tự tin khi chọn nhà cung cấp âm thanh cho mình. Bạn cũng có thể linh động áp dụng khi cần chọn một nhà cung cấp các thiết bị tổ chức sự kiện.
Âm thanh: Linh hồn của một chương trình thành công.
(Các yếu tố khác sẽ có trong các bài tiếp theo)
Khi nói về phần âm thanh, chắc hẳn các bạn sẽ đồng tình rằng nếu không có âm thanh tốt thì sẽ là một tai họa để làm một chương trình. Thử tưởng tượng một chương trình ca nhạc với vài nghìn người tham dự nhưng hệ thống âm thanh công suất chỉ đủ cho vài trăm người hoặc hệ thống âm thanh đó chỉ “kêu” chứ không phải gọi là đang trình diễn âm thanh thì đó đúng là một thảm họa. Đôi khi lỗi này đến từ hai phía: Do đơn vị tổ chức không cung cấp rõ thông tin, không hiểu về hệ thống âm thanh hoặc đơn giản chi một khoản kinh phí cho một hệ thống âm thanh chỉ phục vụ vài trăm người. Cái lỗi lớn nữa là do đơn vị thực hiện không tư vấn, không nắm rõ nhu cầu sử dụng của khách hàng (nhiều đơn vị khi nhận yêu cầu của khách chỉ hỏi về chi phí thực hiện nhưng lại không khảo sát, tư vấn cho khách, hoặc là lừa dối khách hàng về thiết bị của họ,…).
Bước 1: Xác định nhu cầu âm thanh: Đơn vị tổ chức, và đơn vị thực hiện cần lưu ý
- Để hiểu và chọn âm thanh phù hợp cho mỗi chương trình cần phải có thông tin chính xác về mỗi chương trình, bởi mỗi điều kiện khác nhau cần các hệ thống âm thanh khác nhau. Đơn vị thực hiện chương trình và đơn vị thi công âm thanh cần nắm rõ các nội dung quan trọng và trả lời các câu hỏi liên quan công thức 5 W (What, Where, When, Who, How) để có sự lựa chọn đúng đắn.
- What (Âm thanh dùng phục vụ chương trình chính là gì): Mỗi một chương trình cần có những hệ thống âm thanh phù hợp, cách chỉnh hệ thống âm thanh cũng khác nhau, kỹ thuật viên âm thanh cần thông thạo tình huống chỉnh âm thanh theo yêu cầu.
+ Âm thanh cho chương trình văn nghệ: chủ yếu là thể loại nào( Rock, DJ, đờn ca tài tử, múa), chương trình hát với nhạc cụ hay không nhạc cụ,…
+ Âm thanh dùng phát thanh: hội nghị (có kèm văn nghệ phục vụ không? Có âm thanh dùng chiếu clip không, có cần bật nhạc cho chương trình đó không?...), họp báo, âm thanh dùng thông tin trong các chương trình teambuilding, các chương trình hội thao,…
- Where (vị trí tổ chức, không gian tổ chức): Điều này một phần giúp bạn biết được lượng âm thanh cần thiết phải dùng, nơi mình làm thế nào. Có những nơi làm tưởng đơn giản nhưng lại có phát sinh bạn không ngờ tới hoặc điều kiện làm việc không theo sự sắp xếp của mình (làm trong khách sạn, các trung tâm hội nghị, ...). Bạn không thể mang hệ thống âm thanh phục vụ cho sân vận động vào tổ chức chương trình cho một hội nghị tại khách sạn (xét về thẩm mỹ, công suất,…). Bạn quen làm các chương trình ngoài trời nên thoải mái về thiết bị, nhân viên,… nhưng có những trung tâm, khách sạn thì yêu cầu thiết bị của bạn cần sạch sẽ, chuẩn về an toàn điện phòng chống cháy nổ, nhân viên phải nghiêm túc, mang giày bata sạch sẽ,… . Nhiều nơi bạn phải phụ thuộc quy định về thời gian mang thiết bị vào set up và thời gian tháo dỡ,…
+ Ngoài trời (out door): sân vận động, ngoài đường (gần khu dân cư đông đúc hay không, gần các phương tiện qua lại hay không), khoảng sân rộng (có vật cản hay không), trên tàu phà,…
+ Trong nhà (In door): trong nhà hát, hội trường,… (cần tìm hiểu xem có khả năng cách âm, hút âm, thoát âm không, có độ vang lớn không,…)
- When (thời gian chương trình thế nào): Cần nắm rõ thời gian tổ chức, thời gian chạy chương trình, thời gian lắp đặt,… Điều này giúp nhà cung cấp xem mình có khả năng cung cấp thiết bị, nhân lực phù hợp cho chương trình hay không. Khi thống nhất nội dung, trong hợp đồng cần ghi rõ các mốc thời gian chính (lắp ráp, chạy chương trình, chương trình chính).
- Who (Đối tượng tham dự, số lượng người tham dự): Điều này cũng góp phần cung cấp thông tin cho bạn về tính chất và quy mô của chương trình. Bạn không cần phải mang một hệ thống âm thanh phục vụ 1000 người của một chương trình DJ sôi động để phục vụ một chương trình văn nghệ 1000 người tại hội người cao tuổi.
- How (Cách thực hiện thế nào, chi phí thực hiện chương trình như thế nào)
+ Các yêu cầu về thực hiện chương trình thế nào, chi phí chương trình ra sao. Sau khi xác định các yếu tố trên thì sẽ định hình được chi phí cho phần cung cấp âm thanh. Điều quan trọng của đơn vị tổ chức chương trình và đơn vị thực hiện cần phải gặp nhau đó là về mặt tài chính. Đơn vị tổ chức xác định rõ sức chi của mình dành cho hạng mục này ở mức nào để biết về thiết bị và đơn vị thực hiện. Đơn vị thực hiện cần biết khả năng chi của khách hàng để sử dụng hệ thống âm thanh phù hợp.
Ví dụ: Với yêu cầu về chương trình, đối tượng tham dự, không gian tổ chức đã xác định nhưng mức chi có giới hạn thì đơn vị thực hiện sẽ xem xét có tiết giảm phần thiết bị nào hay không? Sử dụng hệ thống loa nào cho phù hợp,… nhưng vẫn đảm bảo cơ bản thực hiện “ổn” chương trình. Ngay khi tính toán mọi thứ, một đơn vị có tâm sẽ thông tin ngay với đơn vị tổ chức về tính khả thi khi mức kinh phí không đảm bảo để thực hiện chương trình. (Thương hiệu, đẳng cấp của mỗi đơn vị sẽ nói sau).
Bước 2: Chọn đơn vị thực hiện
Hiện nay, các công ty cho thuê thiết bị, tổ chức sự kiện mọc lên như nấm sau mưa. Đây cũng là một điều thuận lợi nhưng cũng là một khó khăn cho các đơn vị tổ chức muốn chọn lựa một đơn vị cung cấp đảm bảo chương trình của mình. Bắt đầu tiến hành chọn đơn vị thực hiện đáp ứng yêu cầu cũng theo công thức 5W như trên (có thể đủ hoặc thiếu một vài thành tố trong công thức):
- Nội dung What (nhà cung cấp có thiết bị gì): Điều này giúp cho đơn vị tổ chức biết và chọn đơn vị có thiết bị, nhân lực phù hợp để đáp ứng yêu cầu của mình. Có thể dựa vào thiết bị, kinh nghiệm thực hiện của nhà cung cấp mà đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu tổ chức.
- Nội dung Where (trụ sở nhà cung cấp ở đâu): Nội dung này cơ bản cần ưu tiên chọn lựa các đơn vị gần nơi tổ chức để có thể tiết giảm chi phí (các nội dung khác đã đảm bảo: thiết bị, nhân sự, năng lực,…) vì không cần thiết phải chọn một đơn vị tại TP. HCM để thực hiện một chương trình tận Mũi Cà Mau nếu như các đơn vị gần đó có thể đáp ứng đủ yêu cầu của chương trình.
- Nội dung Who (nhà cung cấp này là ai): Điều này nói đến năng lực của đơn vị tổ chức. Cần phải tìm hiểu xem đơn vị đó đã từng thực hiện các chương trình thế nào, uy tín ra sao,… Không cần thiết phải chọn một đơn vị hạng A chuyên thực hiện các chương trình Quốc gia, truyền hình trực tiếp để thực hiện một chương trình nhỏ không quan trọng.
- Nội dung How (Cách thức đơn vị thực hiện ra sao, chi phí thế nào)
+ Đối với những chương trình quan trọng, yêu cầu cao về cách thức thực hiện cần nghiên cứu xem đơn vị cung cấp dịch vụ có đầy đủ năng lực để thực hiện, có đảm bảo tính thẩm mỹ, chính xác và an toàn cho chương trình không (nội dung này có phần gần giống với nội dung Who)
+ Vấn đề chi phí quan trọng không kém vì nó quyết định đến túi tiền của đơn vị tổ chức. Đừng vội so sánh các đơn vị với nhau bằng bảng báo giá, vì ở mỗi đơn vị có một đẳng cấp, uy tín và tên tuổi khác nhau. Cũng là ca hát nhưng bạn đừng vội trách sao ca sĩ hạng A lại có mức catse cao hơn ca sĩ hát lót,… Và mỗi đơn vị có thiết bị khác nhau. Có những đơn vị bỏ vài chục tỷ để mua thiết bị xịn thì bạn đừng bảo họ phải thực hiện chi phí bằng một đơn vị chỉ bỏ vài chục triệu với các thiết bị ngoài chợ Nhật Tảo được. Chỉ khi nào bạn là một người “biết nghe âm thanh” thì mới phân biệt được đâu là dàn âm thanh đáng đồng tiền bát gạo đâu là dàn âm thanh chỉ phát ra tiếng “kêu”,…
Với những thông tin trên, hi vọng sẽ giúp bạn có những kiến thức cơ bản khi chọn một nhà cung cấp âm thanh cho chương trình của mình. Nhưng đây chỉ là tham khảo, dần dần qua kinh nghiệm thực tiễn các bạn sẽ có những lựa chọn đúng đắn nhất. Đây là những chia sẽ của tôi rút ra từ kinh nghiệm bản thân và quá trình học hỏi khi trước đây là một người chuyên tìm kiếm đơn vị thực hiện các chương trình do đơn vị tôi công tác tổ chức và sau này với nhiều năm kinh nghiệm là một đơn vị cung cấp thiết bị tổ chức các sự kiện. Chúng tôi sẵn sàng giúp bạn yên tâm khi thực hiện chương trình bằng các thiết bị của chúng tôi (những chương trình quá tầm thực hiện chúng tôi sẵn sàng tư vấn để bạn chọn đơn vị phù hợp).
